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深度剖析采购订单指定结束的管理要点

导读:采购订单指定停止功课是ERP系统中一个必弗成少的功课。可以这么说,有了这个功课,才使得采购订单治理加倍顺畅。分外是使用采购订单指定停止功课来应对一些采购治理上的突发事故,更是游刃有余。

采购订单指定停止功课是ERP系统中一个必弗成少的功课。可以这么说,有了这个功课,才使得采购订单治理加倍顺畅。分外是使用采购订单指定停止功课来应对一些采购治理上的突发事故,更是游刃有余。笔者本日就针对这支功课,阐发其背后的营业逻辑以及治理要点。盼望借此赞助大年夜家前进对这个功课的节制力度。

一、为什么要有这支功课?

在现实事情中,ERP系统的采购订单指定停止功课异常有用。它主如果用来处置惩罚一些意外事故。虽然说是意外,然则在采购治理中却又时常发生。

一是办理一些采购订单的尾数问题。在采购治理中,尾数问题很难采购员头疼。鄙人采购订单时,可能是斟酌了损耗率的关系,无意偶尔会采购订单上的下单数量就可能为1001套。然则,供应商在发货的时刻,因为包装或者临盆线的限定,可能只给企业送了1000套的原材料。此时,在采购单上就会有1套的尾数。因为斟酌了损耗,以是平日环境下这1套的尾数就不会再向供应商要。那么这1套的数量就时候挂在那边了。采购原每次从系统中导采购订单未结案报表时,这些尾数订单也会显示出来,必要手工的过滤。这显然异常的麻烦。若有指定停止功课的话,那么采购员就可以按期应用指定停止功课,把这些尾数订单停止掉落。

二是针对一些忽然替换供应商的行径。无意偶尔候,采购员把订单下给供应商之后,因为某些缘故原由,供应商会回应无法临盆或者无法及时交货。此时,采购员就可能转下给其他的供应商。为此,采购员就必要把这采购单指定停止到,然后转下给其他的供应商。此时,也必要用到这个指定停止功课。别的,无意偶尔候由于临盆计划或者贩卖订单取消了,若供应商还没有开始临盆,则采购员也可能必要指定停止采购订单,以免造成不需要的库存。

三是中断供应商的送货。如在供应商分批交货中,因为供应商某批次的产品可能有质量问题而且暂时无法办理,为此,企业就有权利终止这张采购订单。为了节制这些原材料后续企业无法收货,采购员就必要使用指定停止功课,把采购订单指定停止掉落。如斯,在ERP系统中,就不能够再根据这张采购单来进行收货。

可见,采购订单手工指定停止功课,在日常事情中照样很有用武之地。

二、简述手工指定采购订单的事情道理。

为了治理采购订单的状态,在采购订单头与订单行中都有一个字段(如状态码),专门用来节制采购订单。平日环境下,这个字段有三个字母构成,分手为N(未结案)、Y(正常停止)、y(指定停止)。若采购订单行的采购订单数量大年夜于已收数量,则默认环境下状态码为N;若采购订单行的采购数量小于即是已收数量时,则这个状态码会自动变为Y,即表示采购订单已交付完毕。而弱赶上一些如上所述的意外事故,手工指定停止采购订单的话,则此时这个状态码就会变为y,表示不是正常停止。有些ERP系统是用阿拉伯数字1、2、3来表示这三个状态。当采购订单中所有的行项目状态为正常停止或者手工停止后,采购订单头的状态码也会自动改变。

当采购订单单头或者行项目的状态码为Y或者y时,收货单就不能够再根据这些采购项目收货,而采购订单变化单也不能够再变化这些内容。也便是说,指定停止的效力与正常停止的效力是相同的。

三、指定停止功课的难点。

虽然说,指定停止功课要比一些物料需求计划简单许多,然则,要做好这个功课的话,仍旧不是一件轻易的工作。笔者在项目实施历程中,常常会发明用户由于这个功课的误操作,而给其他员工带来了不需要的麻烦。为此,笔者枚举一些这支功课运行中常见的差错,盼望大年夜家引以为戒。

常见差错一:只必要停止某一行却停止了整张采购订单。

无意偶尔候,一张订单中可能有多个采购项目。而采购员本意是只想停止此中的某一个项目。如采购员下单后发明某个半成品临盆可能筹备自己做,在征得供应商的容许下,就取消了这个半成品的采购。然则,不影响这个采购订单中的其他项目。可是,有些采购员因为不认识这个功课或者由于粗心的缘故,就把整张采购订单停止掉落了。此时,这张采购订单下的所有项目其状态码都变为了y,无法再进行后续的操作。

着实,在ERP系统中,指定停止功课包括两部分内容。一是整张采购单都没有用来,必要整个停止掉落;二是只是针对采购订单中某个行进行项目进行的操作。把采购单中某个行项目指定停止掉落,不会影响其他采购行项目。以是,无论是在对员工进行培训,照样员工在实际操作中,必然要选择相宜的操作模式。切切不要误操作,只必要停止某个行项目然则却把整张采购订单停止掉落了。这必要引起用户的高度警醒。

常见差错二:想进行逆向操作。

如笔者碰着一个用户,因为其一不小心,把一张本不应该指定停止的采购订单指定停止掉落了。他就问我,能否进行逆向操作,即从新把这张采购订单的状态改为未结案。因为各种限定,这种逆向操作是不容许的。

上面笔者说过,指定停止与正常停止具有一致的效力。若停止后,仍旧容许用户把订单状态改为未结案,那么就可能会造成一些治理上的破绽。如采购员可以在正常收货后变动采购订单的数量或者采购价格,从而跟供应商随波逐流,从中收取不法利益。为了企业资金的安然,这些操作在ERP系统都是被禁止掉落的。也便是说,只要采购订单的状态为Y或者y,无论是采购订单头又或者是采购订单行,都无法再将其改为N。这是出于治理节制的必要。这也是在警示采购职员,在指定停止采购订单时必然要慎重。除非有百分之百的把握,否则不要指定停止采购订单。这个功课的逆向操作是行不通的。据笔者所知,大年夜部分的ERP系统都是类似设计的。如易飞ERP系统或者最大年夜的开源ERP系统Compiere等等,都是这么设计的。对付停止或者关闭的采购订单,都无法再对其进行变动。

常见差错三:删除采购订单与采购订单指定停止效果是不合的。

若必要取消采购订单,每每有两种要领。第一种要领直接删除。若采购订单还没有涉及到收货,也没有指定停止掉落,则可以在ERP系统中把已经审核了的采购订单从新打开,然落后行删除操作。第二种要领是指定停止。当然,采购员感觉某张采购订单不必要时,也可以直接把采购订单指定停止掉落。

这两种操作外面上看起来,效果差不多。着实,其后续影响是不合的。

假如把采购订单撤销审核后直接删除的话,那么这个删除操作会更新其采购计划中的采购码。在采购计划中,有一个字段为采购码。若这个码为Y,就表示这个采购计划已经安排采购。下次再根据这个采购计划天生采购单时,这个项目将不会被从新采购。若这个码为N时,则表示还没有进行采购。若依据这个采购计划天生采购订单时,这个项目将会在采购订单中显示。若对采购订单进行删除,则会更新采购计划中的采购码,从Y变为N。而现在采购员的本意是今后也不必要采购了。若直接采取删除操作,则采购员下次仍旧可以进行采购。显然,这给日后的操作留下了一些安然隐患。而采购员采取指定停止功课的话,就不会更新采购计划中的采购码。

别的,对采购订单进行删除也有一些限定前提。如采购订单中已经有部分收货,而采购员想取消未收货的项目。然则,由于采购订单的某个项目已经收过货,为了营业的安然,以是这张采购订单是不容许撤销审核的。为审核的状态下,采购员也就不能够删除其他的行项目。

为此,采购员要只管即便采纳指定停止功课来取消采购订单,而不是采纳删除操作。纵然采购订单没有审核的环境下,若确定今后不必要采购,则最好先把采购订单审核掉落,然落后行指定停止处置惩罚。这可以在最大年夜程度上保障营业的继续性与安然性。

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